Egy jól sikerült céges rendezvény sokkal többről szól, mint finom ételekről és szép dekorációról. Egy igazán emlékezetes esemény mögött átgondolt szervezés, pontos ütemezés és rengeteg apró részlet áll. Évente több száz rendezvény lebonyolítása során azt tapasztaltuk, hogy ugyanazok a hibák újra és újra előfordulnak – pedig egy kis előrelátással könnyen megelőzhetők.
Összegyűjtöttük azt a 15 leggyakoribb hibát, amelyekkel a céges rendezvények szervezése során találkozunk, és azt is megmutatjuk, hogyan érdemes ezeket elkerülni.
- Túl későn kezdődik a szervezés
Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a szervezés csak néhány héttel a rendezvény előtt kezdődik. Különösen decemberben gyorsan betelnek a dátumok.
💡 Pirítós tipp: Decemberi rendezvény esetén már augusztus–szeptemberben érdemes ajánlatot kérni.
- Nincs egyértelmű célja a rendezvénynek
Minden esemény más. Már az elején gondoljátok át a célját, a vendégkört és a kívánt hangulatot. - Rosszul becsült létszám
A túl kevés és a túl sok étel is problémát jelenthet.
🎯 Pirítós kulisszatitok: A végleges létszám alapján nálunk az étel mellett az eszközöket és a személyzetet is újratervezzük.
- Nem gondolnak az ételallergiákra
Vegetáriánus, vegán, glutén- vagy laktózmentes igényekre mindig érdemes előre rákérdezni.- Kevés ülőhely vagy rossz térkialakítás
Állófogadásnál is szükség van kényelmes beszélgetős pontokra és elegendő magasasztalra.- Rosszul megválasztott kezdési időpont
Munka után érkező vendégeknek már az érkezéskor érdemes italokat és falatokat kínálni.- Nem megfelelő catering forma
A finger food, svédasztal vagy ültetett vacsora kiválasztását mindig a rendezvény típusa határozza meg.- Elmarad a technikai egyeztetés
A hangosítás, világítás és vetítés időben történő egyeztetése elengedhetetlen.- Nincs B terv
Kültéri rendezvény esetén mindig legyen alternatív megoldás rossz idő esetére.- Nem megfelelő parkolás
A parkolási információkat előre küldjétek ki a vendégeknek.- Túlzsúfolt program
Hagyjatok időt a kötetlen beszélgetésekre is.- Nem számolnak a helyszín adottságaival
Gondoljatok a bútorokra, dekorációra, hang- és fénytechnikára, elektromos csatlakozásokra.- Túl sok szolgáltató koordinálása
Ha lehet, válasszatok olyan partnert, aki több szolgáltatás megszervezésében is segít.- Nem hagynak időt az előkészítésre
🎯 Pirítós kulisszatitok: Egy nagyobb rendezvény előkészítése napokkal korábban elkezdődik logisztikai és konyhai oldalon is.- Az utolsó pillanatban változtatnak mindenen
A végleges egyeztetést érdemes néhány nappal a rendezvény előtt megtartani.Hogyan dolgozunk a Pirítós Cateringnél?
- Ajánlatkérés érkezik.
- Rendezvényszervezőnk legfeljebb 48 órán belül felveszi a kapcsolatot.
- Egyeztetjük az igényeket és a költségkeretet.
- Elkészítjük a személyre szabott ajánlatot.
- Közösen finomítjuk a részleteket.
- Szükség esetén helyszínbejárást tartunk.
- Véglegesítjük a menüt és a szolgáltatásokat.
- Szerződés vagy megrendelőlap készül.
- A szerződéskötéskor 30% előleg fizetése történik.
- Megkezdődik a részletes előkészítés.
- A rendezvény után megtörténik a végszámlázás.
Összegzés
A sikeres céges rendezvény alapja a tudatos előkészítés. Ha időben kezditek el a szervezést és tapasztalt catering partnert választotok, a rendezvény napján már csak a vendégekre kell figyelnetek.
💡 Pirítós tipp: A legjobb rendezvények közös jellemzője nem a legnagyobb költségvetés, hanem az alapos előkészítés.
